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El trabajo remoto nos ha hecho “ganar tiempo” considerando que ya no los gastamos en el camino casa-trabajo, en las reuniones de un lugar diferente a nuestra oficina, en el café y charlas de pasillo con los compañeros, etc. Por lo cual se consideraría que somos más eficientes. Pero trabajar desde casa hace que tengamos que autogestionar mucho mejor nuestro tiempo. Nuevas distracciones, el aumento de videollamadas y la ilusión de que podemos hacer más de una tarea al mismo tiempo nos llevan a dinámicas de trabajo que no solo pueden socavar nuestros niveles de calidad y productividad en el trabajo, también afectar nuestro equilibrio vida-trabajo.
¿Por qué es importante hablar de Burnout y cómo podemos prevenirlo?
A continuación, te comparto una lista de métodos que puedes tomar para mejorar la gestión de tu tiempo trabajando desde casa o desde donde sea.
1.- Técnica Pomodoro: Seguramente ya muchos la habrán escuchado, incluso utilizado, es una forma muy eficaz para ser productivos. Consiste en asignarnos periodos de tiempo con un descanso, por ejemplo, colocas un tiempo de trabajo de 25 minutos con un descanso de 5 minutos. Esto lo repites 4 veces y en el cuarto descanso ya no descansas 5 minutos sí no 15 minutos, es entendible que no todas las personas manejamos un tiempo de concentración igual o simplemente 25 minutos se nos hace poco, lo puedes ajustar a tu forma de trabajo, lo importante es que tengas estas pausas ya que se ha demostrado que trabajar sin parar no es igual a productividad. Incluso existen páginas o app que nos ayudan a configurar tiempos, por ejemplo: https://pomofocus.io/, también hay exenciones de chrome como “Focus To-Do: Técnica Pomodoro & Gestión de tareas” que puedes colocar música de ambientación y ajustar el tiempo como lo desees.
2.- Bloquea tu agenda: Muchas veces el estar de reunión en reunión nos consume el mayor tiempo de nuestra jornada laboral, lo que nos obliga a gastar tiempo de nuestra vida personal en el trabajo y no debería funcionar así, te recomiendo organizarte con tu equipo y declarar algún espacio o día como tiempo de concentración, puede ser que con tu equipo se coordine que las reuniones solo sean antes del mediodía, o que los miércoles y viernes no se programen reuniones, justo google calendar nos brinda esta opción para bloquear tu calendario, lo puedes hacer como sí fueras a agendar una reunión, y le das clic en “Tiempo de concentración” así las demás personas al momento de agendarte entenderán que estás ocupado.
3.- Evita la multitarea: Es cierto que tenemos mucho por hacer, y que nos creemos el cuento de que podemos hacer varias cosas al tiempo “por ir adelantando”, que mientras escucho lo que pasa en la reunión voy diligenciando un formato o escribiendo un correo que tenía pendiente, pero mientras hacemos esto estamos generando un desgaste mental innecesario y no le brindamos el 100% de nosotros a cada tarea por lo que no vas a comprender, por ejemplo, lo que se habló en la reunión y probablemente te equivocaste en el formato que diligenciabas, lo que nos lleva a tener un reproceso innecesario, que solo producirá desgaste, estrés incluso según el Laboratorio de la memoria de Standford, padecimientos de memoria como alzheimer y problemas de aprendizaje, conclusión a la que llegaron científicos de allí realizando un experimento en los que se comparaba la memoria de personas con problemas de atención y de jóvenes realizando un ejercicio de multitasking; para ambos el resultado no fue bueno, por lo que recomiendan evitar la hacer varias actividades al tiempo.
4- Matriz Eisenhower: Consiste en segmentar tus tareas en 4 secciones, y así priorizar de una manera más clara, de esta forma:
- Urgentes-importantes: Estas serán tareas que debes completar ya mismo, como realizar una presentación para la reunión que tienes con un cliente el mismo día.
- Urgentes-no importantes: Estas pueden ser tareas como enviar un recordatorio para que tu equipo diligencie una encuesta, podrías delegar este tipo de tareas.
- No urgentes-importantes: Puede consistir en desarrollar un e-mail con las indicaciones de cómo se distribuyen las tareas para un proyecto que inicia en un mes, estás las puedes dejar para más tarde.
- No urgentes- no importantes: Pendientes como comprar unos stickers para los computadores de cada colaborador, estas tareas las puedes eliminar.
Ya una vez teniendo claras tus tareas y su nivel de importancia puedes iniciar el día con menos caos y estrés.
5.- Relevancia en reuniones: Muchas veces nos pasa que nos citan a reuniones sin contexto alguno y nosotros vamos aceptando sin siquiera preguntar y ya estando allí notas que la información te la pudieron pasar por correo o incluso no tenía relevancia alguna tu asistencia, por ello, te recomiendo preguntar qué alcance y aportes podrás dar en la junta y si en realidad se requiere de tu asistencia para que esta tenga un desarrollo óptimo, de esta forma te ahorrarás tiempo que puedes usar en otros pendientes.
P.D. Importante que al citar tú, también visualices el alcance de los invitados y procura dar contexto de la reunión.
6.- Puntualidad: En tiempo y temas. Es fundamental que al momento de agendarnos con un compañero, llevemos escritos los puntos a tratar y que seamos lo más puntuales posible, pues se puede llegar a que nos reunamos con una idea general pero sin tener claro el desglose de los temas, lo que nos conducirá a un ir y venir de charlas que hasta se pueden salir del contexto del encuentro, haciendo extensa la reunión, retrasando otras reuniones que seguían luego y seguramente se llega impuntual a la próxima junta corriendo toda nuestra agenda.
7.- Sé realista: Como lo comentaba, en los tiempos de reuniones pero también en las metas que nos coloquemos a diario, pues si tengo mil cosas por hacer lo más seguro es que no las alcance a hacer hoy mismo. Al ponernos la vara tan alta y veamos que no llegamos, nos sentiremos frustrados y esto produce estrés, tensiones y a no pensar bien, lo que se traduce en reprocesos/pérdida de tiempo. Por eso te digo sé realista y no te satures con tus funciones, la clave está en segmentar y priorizar tus tareas.
8.- Contabiliza tu tiempo: Ten a mano un cuaderno y un bolígrafo en tu escritorio. Durante un día, anota todo lo que haces y todas las interrupciones que surgen.
Al final de la jornada, revisa la lista y determina ¿qué ha ocupado la mayor parte de tu tiempo? ¿Cuánto de ese tiempo no estaba relacionado con tus tareas laborales principales? ¿En qué te dispersaste?, luego de tener esta información analiza cuáles son tus ladrones de tiempo, una vez identificados los puedes eliminar más fácil. Y por otro lado, el contabilizar tus tareas te ayuda a planificar mejor tu día.
Si bien tenemos mucho que hacer en el trabajo, es importante entender que saturarnos de tareas no le hará bien a nuestra salud, está demostrado que el trabajo en exceso nos hace menos productivos debido al cansancio mental que ocasiona el mismo y de seguro a ningún equipo le hace bien personas poco productivas, por ello es fundamental que gestiones tu tiempo, haz pausas e identifica la manera más adecuada para completar tu día y así mantener un equilibrio entre vida personal y laboral.
Te invito a probar uno o más tips en tu día a día, estoy segura que te ayudarán muchísimo.
Fuentes:
1.Tecnica Pomodoro: https://www.goodhabitz.com/es-es/cursos-online/categorias-de-cursos/productividad/gestion-del-tiempo/
3.Evita la multitarea: https://notipress.mx/tecnologia/relacionan-habito-de-multitasking-con-perdida-de-memoria-5515
4.Matriz Eisenhower: https://www.dropbox.com/es/business/resources/eisenhower-matrix
8.Contabilizar el tiempo: https://learndigital.withgoogle.com/activate/course/increase-productivity
