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El éxito de libros como “The Power of Habit” o “Getting Things Done” no son más que un reflejo de lo que todos deseamos ser al final del día: productivos. Completar todos los entregables, contestar todas las llamadas y dar respuesta a todos los mails son la gesta heroica de muchos durante el día pero ¿esto realmente nos hace productivos?.
Según Laura Mae Martin, experta en productividad de Google, la optimización del tiempo va de la mano con tres prácticas esenciales que no solo aplican en el trabajo: la intención, la priorización y la focalización.
Comencemos por la intención y cómo logramos darle sentido a nuestras acciones. La meditación matutina es una herramienta infaltable en la búsqueda de la productividad ya que nos permite agradecer y analizar lo que está por venir durante el día. Si aún tienen dudas respecto a la práctica, pueden tomar unos 30 minutos por la mañana y simplemente, detenerse a pensar. De esta forma, podrán enfrentar el día en un estado de calma, con un foco lo positivo de la intención y el resultado final.
Según un estudio de carácter científico de Lexis Nexis, en promedio tardamos más del 50% de la jornada laboral recibiendo, clasificando y procesando información que realizando nuestro propio trabajo. La clave para afrontar este desafío, es la priorización. Lo ideal, es crear al menos 5 objetivos semanales y 3 grandes objetivos trimestrales así, cuando llegue información que no construya sobre estas metas, podamos priorizarlas en una categoría más baja.
Decir “no” a una tarea no los hace más o menos responsables, los hace estar al tanto de lo que tiene que hacer y cuando tienen que hacerlo. También, existen tareas que pueden ser delegadas, por eso es tan importante conocer qué esperan de nosotros y qué podemos esperar de los demás.
Por último está la focalización, esta habilidad ayudará a que se cumplan en tiempo y forma los objetivos que priorizamos anteriormente. En realidad, no es una tarea fácil, así como recibimos constante información, estamos en un entorno lleno de distracciones como el celular, reuniones innecesarias y mails.
Para poder focalizarse existen varias técnicas que Laura Mae Martin, nos comparte en el blog She Word:
- Establecer espacios definidos para revisar el mail. No es necesario revisar la bandeja de entrada cada vez que nos llega una notificación, de hecho, es recomendable apagar las notificaciones del mail para respetar los espacios de trabajo activo.
- Disminuir al máximo las reuniones. Si tenemos tantas herramientas de comunicación ¿por qué todo se tiene que resolver con una reunión? El trabajo individual cumple un rol fundamental así como el trabajo grupal. Si consideran que la reunión si es necesaria, preparen una lista de los temas a trabajar y creen espacios con tiempo estimado para cada punto, así evitan hacer reuniones sin haber terminado todos los entregables.
- Agenden espacios de trabajo activos. Cada uno debe definir en qué horas del día se siente más creativo, proactivo o sin energías. De esta forma, es posible crear una agenda alrededor de estos estados y así, no solo cumplir con los objetivos sino, disfrutar el proceso.
Una de las técnicas más comunes es trabajar 60 minutos en una sola tarea, de forma focalizada y realizar una pauta activa de 10 minutos.
Como Project Architect de Findasense, he notado un cambio importante en mi desempeño cuando aplico estas técnicas. No solo puedo atender más tareas sino que disfruto cada una y tengo espacio para crearlas con mayor calidad. También, puedo dirigir al equipo hacia objetivos más claros de trabajo.
Les comparto un esquema que pueden utilizar:
